Сравнение версий
Ключ
- Эта строка добавлена.
- Эта строка удалена.
- Изменено форматирование.
Включить выборку | ||||||
---|---|---|---|---|---|---|
|
Подсказка | ||||
---|---|---|---|---|
| ||||
Цель данного раздела - объяснить ту терминологию, которая используется в ЭДО, какие нормы, законы и требования регулируют ЭДО. |
Термины и понятия
UI Expand | ||
---|---|---|
| ||
|
|
|
|
|
|
|
UI Expand | ||
---|---|---|
| ||
Электронный документооборот (ЭДО) |
– единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Квалифицированная Электронная Подпись |
– это электронная подпись, которая отвечает следующим требованиям:
Удостоверяющий Центр (Центр Сертификации) |
– доверенная организация, которая имеет право выпускать сертификаты электронной |
подписи юридическим и физическим лицам, должна быть включена в реестр аккредитованных УЦ (https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/). Формализованные документы |
– это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов по актуальным вариантам, утвержденным ФНС, помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. На данный момент в перечень формализованных документов входят:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Неформализованные документы |
– все |
прочие документы, которые могут быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Оператор ЭДО |
– организация, обеспечивающая обмен электронными документами, обладающими юридической силой. Должен входить в список доверенных операторов ЭДО России, входящих в Сеть ФНС РФ, размещен на официальном сайте налоговой службы. |
В этой статье
Оглавление | ||
---|---|---|
|
Простым языком
Подписание документов ПЭП
Стороны могут подписать документы ПЭП, если они подтвердили своё согласие на это.
Простой электронной подписью может выступать пара логин/пароль, смс или иные реквизиты, которые идентифицирует стороны.
В качестве подтверждения может быть:
- заключено соглашение о применении ПЭП, соглашение должно быть подписано живой подписью;
- в договоре между сторонами отдельным пунктом указано, что стороны признают обмен документами электронным образом и считают его равнозначным бумажному обмену.
Подписать формализованные документы ПЭП - нельзя.
Подписание документов КЭП
Стороны могут подписать любой документ КЭП.
Для подписания необходим физический носитель ЭП (Токен), однако так же может быть использована облачная ЭП (размещается на специальном сервере).
Сам процесс подписания документа происходит с криптопровадером, который и подписывает файл.
Сторонам не требуется никаких предварительных соглашений на использование КЭП.
Обмен неформализованными документами возможен любым образом, обмен формализованными - только через Оператора ЭДО
Сравнение ПЭП и КЭП
ПЭП | КЭП | |
---|---|---|
Формализованные документы | НЕ возможно | Обязательно |
Не формализованные документы | Возможно | Возможно |
Требуется предварительное соглашение на использование | Да | Нет |
Дополнительные требования | Нет | Требуется токен (физический носитель ЭП) Требуется действующая лицензия на КриптоПро (или иного криптопровайдера) |
Использование на платформе Траффик | Доступен функционал подписания Заявки на перевозку | Запуск функционала в 1 квартале 2020:
|
Обсуждение с юристами TRAFFIC
Раскрыть | ||
---|---|---|
| ||
Формализованный электронный документ, это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов по актуальным вариантам, утвержденным ФНС, помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. ПО налоговых органов умеет автоматически обрабатывать такие документы. Необходимость же использования оператора же зависит от вида документов. Выставление счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е. через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи. |
Раскрыть | ||
---|---|---|
| ||
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» |
Раскрыть | ||
---|---|---|
| ||
Если документы будут подписаны КЭП, то соглашения заключать не нужно, документы подписанные КЭП приравниваются к бумажному документу с собственноручной подписью и печатью. |
Раскрыть | ||
---|---|---|
| ||
Требования по сроку хранения документов |
«О бухгалтерском |
учёте»: |
учётные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) |
отчётность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. |
№ 251-ФЗ) |
учётной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского |
учёта, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) |
отчётности в последний раз. - пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ: Данные бухгалтерского и налогового |
учёта и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Требования по доступности документов Требования по безопасности хранимых документов |
№ 63-ФЗ указаны обязанности участников электронного взаимодействия при использовании простых и усиленных ЭП, к которым, в частности, относится соблюдение конфиденциальности ключа ЭП. Доступ к документам должны иметь только стороны, которые данные документы подписали, не имеющие отношения к документу лица не должны иметь доступ к документам. |
Раскрыть | ||
---|---|---|
| ||
Факта отправки / получения документа В соответствии с ч. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации Письменными доказательствами признаются документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети |
«Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором. Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов. Точно прописать перечень возможных доказательств, которые могут быть затребованы судом, нельзя. Однако, многое зависит от вида используемой подписи. Если речь идет о усиленной квалифицированной подписи, то в соответствии со ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Таким образом, поскольку закон требует наличие соглашения между участниками или нормативно-правового акта (НПА), устанавливающего возможность использования данных видов подписей, постольку суд может потребовать предоставления данных документов. При подписании документа неквалифицированной подписью соглашение между участниками должно предусматривать порядок проверки электронной подписи. При подписании документа простой подписью соглашение должно соответствовать требованиями ст. 9 ФЗ «Об электронной подписи». Закон об электронной подписи устанавливает дополнительные требования к содержанию рамочного договора о заключении в будущем договоров в электронной форме, подписанных простой электронной подписью. Такой договор должен предусматривать: Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий: По этой же причине законодатель формулирует требование нахождения простой электронной подписи в самом электронном документе: поскольку механизм формирования подписи никак не зависит от содержимого электронного документа, то определить, что данная электронная подпись, хранящаяся в виде отдельного файла, создавалась для подписания определенного документа, невозможно. Здесь следует отметить техническую неточность в Законе, поскольку простая электронная подпись не требует использования собственно ключа, а может строиться на использовании кодов, паролей и иных средств. Скорее всего, в роли такого средства будет выступать собственно механизм идентификации пользователя в информационной системе: пользователь входит в систему, используя пароль, ключ на смарт-карте и т.д., после чего работает с документами в рамках информационной системы, причем при осуществлении определенных операций (создание, редактирование, отправка документа и т.д.) простая электронная подпись будет создаваться и присоединяться к документу автоматически. |
Раскрыть | ||
---|---|---|
| ||
Да, в договоре или соглашении об использовании простой электронной подписи должно быть описано что понимается под ПЭП, порядок получения логина и пароля, порядок подписания документов с использованием ПЭП. Главное, чтобы было идентифицировано лицо подписывающее электронный документ и определен способ подписания. Введение логина и пароля само по себе уже является идентификацией лица, а также условием того, что «подписанные» в личном кабинете документы будут подписаны ПЭП. Как внутри личного кабинета будет реализован вопрос подписания документов, значения не имеет. ПЭП уже являются логин и пароль при входе в ЛК, таким образом осуществляемые внутри пространства ЛК действия, признаются действиями, осуществляемыми конкретным лицом и приводящим к определённым последствиям. |
Раскрыть | ||
---|---|---|
| ||
Ниже Пример текста, необходимого в соглашении о применении ПЭП: |
–1, представленный в виде пароля, |
– известный только Стороне |
–1 последовательности символов, позволяющей однозначно идентифицировать Сторону |
– 1 Стороне |
–2 при подписании заявки на заказ транспортного средства, через личный кабинет. Паролем признается создаваемая Стороной |
– 1 в момент регистрации на платформе Traffic последовательность символов, набранных в определенной последовательности, для входа в личный кабинет Стороны |
– 1 на платформу Traffic. |
Раскрыть | ||
---|---|---|
| ||
В соответствии с пунктом 1 ст. 182 ГК РФ, сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно |
создаёт, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Согласно ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. В соответствии с пунктом 3 ст. 53.1 ГК РФ лицо, имеющее фактическую возможность определять действия юридического лица, в том числе возможность давать указания лицам, названным в пунктах 1 и 2 настоящей статьи, обязано действовать в интересах юридического лица разумно и добросовестно и несет ответственность за убытки, причиненные по его вине юридическому лицу. Таким образом, юридическое лицо и / или индивидуальный предприниматель – контрагент вправе исходить из того, что, взаимодействуя с тем или иным юридическим лицом, в том числе по телекоммуникационным каналам связи, с использованием электронного документооборота, оно и / или он всегда взаимодействует с уполномоченным надлежащим образом представителем этого юридического лица. Следовательно, подразумевается, что все сделки, совершенные в электронной форме, совершены самим юридическим лицом. И само это юридическое лицо несет все риски, связанные с возможной передачей средств электронной цифровой подписи лицу/представителю, не имеющему право совершать от имени этого юридического лица сделку или делать распоряжения. По нашему мнению не имеет юридического значения, кому фактически передано распоряжение электронной цифровой подписью юридического лица. Подписанные ЭЦП сделки во всяком случае считаются заключенными этим юридическим лицом, и бременем доказывания юридического лица является совершение сделки неуполномоченным лицом, например с целью взыскания ущерба в регрессном порядке. Контрагенты же вправе исходить из принципа добросовестности в действиях юридического лица и считать все сделки заключенными уполномоченными лицами. Волеизъявление, выражающееся в проставлении «галочки», будет являться волеизъявлением юридического лица – авторизованного с помощью логина и пароля пользователя системы, кто бы фактически ни проставил эту «галочку» от имени юридического лица. |
Нормативно-правовая база
UI Expand | ||
---|---|---|
| ||
Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ). Статья 160. Письменная форма сделки Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. |
UI Expand | ||
---|---|---|
| ||
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе Статья 3. Правовое регулирование отношений в области использования электронных подписей Статья 4. Принципы использования электронной подписи Статья 5. Виды электронных подписей Статья 11. Признание квалифицированной электронной подписи Статья 12. Средства электронной подписи |
UI Expand | ||
---|---|---|
| ||
Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 |
даёт понятие электронного документа и смежных с ним областей, а также регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации. Статья 11. Документирование информации |
UI Expand | ||
---|---|---|
| ||
Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, а также разрешает составление первичных учетных документов в электронном виде и регулирует их использование. Глава 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ |
учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Глава 3. РЕГУЛИРОВАНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА Глава 4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ |
учётной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. |
UI Expand | ||
---|---|---|
| ||
Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура). Статья 169. |
Счёт-фактура |
Счёт-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном настоящей главой. |
Счёт-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. |
Счёта-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для |
приёма и обработки этих |
счётов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком. |
счёт-фактура, выставленный продавцом покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в сторону уменьшения, в том числе в случае уменьшения цены (тарифа) и (или) уменьшения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, является документом, служащим основанием для принятия продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном настоящей главой. |
Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении |
счёта-фактуры индивидуальным предпринимателем |
счёт-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя. |
Счёт-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации. |
счётов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается Министерством финансов Российской Федерации. |
счёта-фактуры, журнала |
учёта полученных и выставленных |
счётов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронной форме утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. |
UI Expand | ||
---|---|---|
| ||
определяет порядок обмена электронными юридически значимыми |
счётами-фактурами. В соответствии с пунктом 9 статьи 169 части второй Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, |
№ 32, ст. 3340; 2001, |
№ 1, ст. 18; 2002, |
№ 22, ст. 2026; 2005, |
№ 30, ст. 3130; 2008, |
№ 48, ст. 5519; 2009, |
№ 51, ст. 6155; 2010, |
№ 31, ст. 4198; 2011, |
№ 30, ст. 4593; 2012, |
№ 27, ст. 3588; 2013, |
№ 14, ст. 1647; N 52, ст. 6985; 2014, |
№ 16, ст. 1838; |
№ 30, ст. 4239; |
№ 48, ст. 6663) приказываю: |
UI Button | ||||||
---|---|---|---|---|---|---|
|
Остались вопросы?
Посмотри раздел. |