Формализованный электронный документ, это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов по актуальным вариантам, утвержденным ФНС, помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. ПО налоговых органов умеет автоматически обрабатывать такие документы.

Необходимость же использования оператора же зависит от вида документов. Выставление счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, т.е. через оператора электронного документооборота. Сдача отчетности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Квалифицированная ЭП используется очень широко. Прежде всего, ее необходимо использовать во всех случаях, когда этого требуют закон или правовые акты.
Например, в соответствии с п.6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Даже в тех случаях, когда возможность использования квалифицированной ЭП не предусмотрена законом, прав на ее использование предусмотрено Законом «Об электронной подписи» (п.1 ст.4).
Дело не только в высокой степени защиты такой подписи, но и в ее юридической силе. В большинстве случаев подписанный ей электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе с вашей собственноручной подписью. Квалифицированную ЭП нельзя использовать лишь на документе, который в силу закона или принимаемых в соответствии с ним нормативных правовых актов может быть только бумажным, как, например, вексель (ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи, ст. 4 Закона о переводном и простом векселе).
Квалифицированную ЭП можно также использовать, если есть требование заверить документ печатью.
Полагаем, что для использования усиленной квалифицированной подписи достаточно устно договориться об этом с контрагентом. Дело в том, что закон приравнивает электронный документ, подписанный такой подписью, к бумажному документу с собственноручной подписью и печатью (если он должен быть заверен ею).

Если документы будут подписаны КЭП, то соглашения заключать не нужно, документы подписанные КЭП приравниваются к бумажному документу с собственноручной подписью и печатью.

Требования по сроку хранения документов
Разные нормативные акты предъявляют разные требования к хранению документов, но в целом средний срок хранения документов составляет 5 лет.
- Например, в соответствии со ст. 29 ФЗ "О бухгалтерском учете":
1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
(в ред. Федерального закона от 23.07.2013 N 251-ФЗ)
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

- пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ:

Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов

Требования по доступности документов
Документы, оформляемые на платформе должны быть доступны для сторон, которые подписали данные документы, храниться в личном кабинете.

Требования по безопасности хранимых документов
В ст. ст. 9 и 10 Закона N 63-ФЗ указаны обязанности участников электронного взаимодействия при использовании простых и усиленных ЭП, к которым, в частности, относится соблюдение конфиденциальности ключа ЭП.

Доступ к документам должны иметь только стороны, которые данные документы подписали, не имеющие отношения к документу лица не должны иметь доступ к документам.

Факта отправки/получения документа

В соответствии с ч. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации

Письменными доказательствами признаются документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором. Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.

Точно прописать перечень возможных доказательств, которые могут быть затребованы судом, нельзя.
Из документа должно следовать содержание сделки, позволять достоверно определить лицо подписавшее документ, дату подписания документа, место.

Однако, многое зависит от вида используемой подписи.

Если речь идет о усиленной квалифицированной подписи, то в соответствии со ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

Таким образом, поскольку закон требует наличие соглашения между участниками или нормативно-правового акта (НПА), устанавливающего возможность использования данных видов подписей, постольку суд может потребовать предоставления данных документов.

При подписании документа неквалифицированной подписью соглашение между участниками должно предусматривать порядок проверки электронной подписи.

При подписании документа простой подписью соглашение должно соответствовать требованиями ст. 9 ФЗ «Об электронной подписи».

Закон об электронной подписи устанавливает дополнительные требования к содержанию рамочного договора о заключении в будущем договоров в электронной форме, подписанных простой электронной подписью. Такой договор должен предусматривать:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, на основании простой электронной подписи (ч. 2 ст. 9 Закона об электронной подписи);
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона об электронной подписи);
3) порядок проверки подлинности электронной подписи (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).

Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
1. простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

По этой же причине законодатель формулирует требование нахождения простой электронной подписи в самом электронном документе: поскольку механизм формирования подписи никак не зависит от содержимого электронного документа, то определить, что данная электронная подпись, хранящаяся в виде отдельного файла, создавалась для подписания определенного документа, невозможно.
2. ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Здесь следует отметить техническую неточность в Законе, поскольку простая электронная подпись не требует использования собственно ключа, а может строиться на использовании кодов, паролей и иных средств. Скорее всего, в роли такого средства будет выступать собственно механизм идентификации пользователя в информационной системе: пользователь входит в систему, используя пароль, ключ на смарт-карте и т.д., после чего работает с документами в рамках информационной системы, причем при осуществлении определенных операций (создание, редактирование, отправка документа и т.д.) простая электронная подпись будет создаваться и присоединяться к документу автоматически.

Да, в договоре или соглашении об использовании простой электронной подписи должно быть описано что понимается под ПЭП, порядок получения логина и пароля, порядок подписания документов с использованием ПЭП.

Главное, чтобы было идентифицировано лицо подписывающее электронный документ и определен способ подписания.

Введение логина и пароля само по себе уже является идентификацией лица, а также условием того, что «подписанные» в личном кабинете документы будут подписаны ПЭП.

Как внутри личного кабинета будет реализован вопрос подписания документов, значения не имеет. ПЭП уже являются логин и пароль при входе в ЛК, таким образом осуществляемые внутри пространства ЛК действия, признаются действиями, осуществляемыми конкретным лицом и приводящим к определённым последствиям. 

Ниже Пример текста, необходимого в соглашении о применении ПЭП:
Простая электронная подпись (ПЭП) – электронная подпись, которая посредством использования логина и пароля подтверждает факт формирования электронной подписи Стороной и используется для определения лица, подписавшего электронные документы (заявки на заказ транспортного средства).
Стороны договорились о том, что информация в электронной форме, подписанная Простой электронной подписью Сторон (также – простая электронная подпись, аналог собственноручной подписи, здесь и далее обозначает электронную подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом в соответствии с положениями Федерального Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью Сторон.
Стороны договорились, что посредством простой электронной подписи они вправе подписать заявки на заказ транспортного средства, которые признаются электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью сторон.
Стороны соглашаются, что полученные электронные документы (заявки на заказ транспортного средства), подписанные корректной простой электронной подписью Сторон (которая дала положительный результат при ее проверке на соответствие паролю необходимому для входа в личный кабинет Стороны на платформу Traffic) в соответствии с условиями настоящего Соглашения, являются необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что данный электронный документ подписан и исходит от стороны, его отправившей.
Простой электронной подписью признается аналог собственноручной подписи Стороны-1, представленный в виде пароля, - известный только Стороне-1 последовательности символов, позволяющей однозначно идентифицировать Сторону-1 Стороне-2 при подписании заявки на заказ транспортного средства, через личный кабинет. Паролем признается создаваемая Стороной-1 в момент регистрации на платформе Traffic последовательность символов, набранных в определенной последовательности, для входа в личный кабинет Стороны-1 на платформу Traffic.

В соответствии с пунктом 1 ст. 182 ГК РФ, сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

Согласно ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.

В соответствии с пунктом 3 ст. 53.1 ГК РФ лицо, имеющее фактическую возможность определять действия юридического лица, в том числе возможность давать указания лицам, названным в пунктах 1 и 2 настоящей статьи, обязано действовать в интересах юридического лица разумно и добросовестно и несет ответственность за убытки, причиненные по его вине юридическому лицу.

Таким образом, юридическое лицо и/или индивидуальный предприниматель – контрагент вправе исходить из того, что, взаимодействуя с тем или иным юридическим лицом, в том числе по телекоммуникационным каналам связи,  с использованием электронного документооборота, оно и/или он всегда взаимодействует с уполномоченным надлежащим образом представителем этого юридического лица.  

Следовательно, подразумевается, что все сделки, совершенные в электронной форме, совершены самим юридическим лицом. И само это юридическое лицо несет все риски, связанные с возможной передачей средств электронной цифровой подписи лицу/представителю, не имеющему право совершать от имени этого юридического лица сделку или делать распоряжения.

По нашему мнению не имеет юридического значения, кому фактически передано распоряжение электронной цифровой подписью юридического лица. Подписанные ЭЦП сделки во всяком случае считаются заключенными этим юридическим лицом, и бременем доказывания юридического лица является совершение сделки неуполномоченным лицом, например с целью взыскания ущерба в регрессном порядке. Контрагенты же вправе исходить из принципа добросовестности в действиях юридического лица и считать все сделки заключенными уполномоченными лицами.

Волеизъявление, выражающееся в проставлении «галочки», будет являться волеизъявлением юридического лица – авторизованного с помощью логина и пароля пользователя системы, кто бы фактически ни проставил эту «галочку» от имени юридического лица.