Работа с разделом "Претензии"
Раздел предназначен для работы с входящими и исходящими претензиями.
Претензии, поступившие в адрес вашей компании, обрабатываются на вкладке «Входящие».
Если в процессе выполнения заявки ваша компания понесла убытки по вине контрагента, можно сформировать претензию с запросом на возмещение ущерба в течение 3 месяцев с даты выполнения заявки и отслеживать ее состояние на вкладке «Исходящие».
Работа с входящими претензиями
Страница вкладки состоит из следующих блоков и элементов:
- Блок фильтрации и поиска.
- Количество элементов списка претензий с учетом примененных фильтров.
- Список претензий с учетом примененных фильтров.
- Строка претензии, состоящая из логотипа контрагента, номера, даты создания, вида, статуса претензии, номера заявки-основания и суммы по претензии.
К просмотру заявки-основания можно перейти, нажав на ее номер в строке.
Чтобы сформировать выдачу, соответствующую определенным требованиям, вы можете воспользоваться строкой поиска по номеру претензии или заявки, а также применить фильтры:
1. По виду претензии
2. По статусу претензии
3. По периоду создания претензии
Рассмотрение претензий
Всем поступающим претензиям присваивается статус «Ожидает решения»:
По претензии с таким статусом необходимо вынести решение – принять или обосновать отклонение в случае несогласия. В зависимости от решения системой будут предложены шаблоны согласования или отклонения.
В карточке претензии содержится прикрепленный файл с условиями претензии (п. 1).
В течение срока, указанного контрагентом в претензии, необходимо рассмотреть поступивший запрос.
Если вы согласны с условиями претензии, необходимо нажать на кнопку «Принять» (п. 2), чтобы перейти к согласованию.
Из открывшейся формы необходимо скачать шаблон согласования (п. 1), распечатать его и заполнить, а затем загрузить скан-копию на страницу согласования (п. 2) и нажать кнопку «Отправить» (п. 3).
После согласования претензии с вашей стороны ей будет присвоен статус «Согласована»:
Если вы не согласны с условиями претензии, в карточке претензии нажмите на кнопку «Отклонить» (п. 3).
Из открывшейся формы необходимо скачать шаблон отклонения (п. 1), распечатать его и заполнить, а затем загрузить скан-копию на страницу отклонения (п. 2) и нажать кнопку «Отправить» (п. 3).
После того как возражение будет отправлено контрагенту, в претензии установится статус «Ответ на рассмотрении».
Контрагент, ознакомившись с возражениями, может отозвать претензию, тогда ей будет присвоен статус «Отозвана»:
Если контрагенту потребуются дополнительные уточнения, вам будет направлен на рассмотрение ответный запрос, претензии вновь будет присвоен статус «Ожидает решения».
После проведения взаиморасчетов по претензии установится статус «Удовлетворена»:
Чтобы получить подробную информацию по претензии, необходимо перейти в карточку. В ней, кроме общей информации, содержится список прикрепленных документов, а также блок с историей изменений, отображающий жизненный цикл претензии:
Создание претензии и работа со списком исходящих претензий
Чтобы создать претензию, перейдите на вкладку «Исходящие» и нажмите кнопку «Создать» в верхней части страницы:
Вы перейдете на страницу оформления претензии, где необходимо указать номер заявки, при выполнении которой компании был нанесен ущерб, выбрать вид претензии из выпадающего списка и указать сумму претензии:
Когда поля будут заполнены, кнопка «Следующий шаг» станет активной. После нажатия введенные данные сохраняются в виде черновика претензии, который отображается в общем списке раздела. Вы сможете вернуться к редактированию черновика позже или внести изменения в процессе формирования претензии.
Нажмите кнопку «Редактировать» для снятия блокировки и внесите необходимые изменения. Затем снова нажмите кнопку «Следующий шаг».
Вы перейдете к странице прикрепления документов:
Скачайте шаблон претензии в удобном формате с помощью соответствующих кнопок.
Шаблон будет соответствовать указанному на предыдущем шаге виду претензии. Затем заполните печатную форму и загрузите скан-копию претензии вместе с другими необходимыми документами.
- Прикрепление файлов доступно в форматах doc, docx, jpg, jpeg, pdf, png, не более 5мб каждый.
- Качество скан-копии должно позволять свободно считывать с нее информацию.
Когда все обязательные документы (скан-копии претензии и транспортной накладной) будут загружены, кнопка «Отправить» станет активной. После нажатия сформированная претензия отправится на рассмотрение контрагенту. Срок рассмотрения – не более 10 рабочих дней.
Вы перейдете на основную страницу раздела. Строка претензии отобразится в общем списке претензий, в нижней части страницы появится уведомление об отправке претензии на рассмотрение:
Основная страница раздела состоит из следующих блоков и элементов:
- Блок фильтрации и поиска.
- Количество элементов списка претензий с учетом примененных фильтров.
- Список претензий с учетом примененных фильтров.
- Строка претензии, состоящая из логотипа контрагента, номера, даты создания, вида, статуса претензии, номера заявки-основания и суммы по претензии.
К просмотру заявки-основания можно перейти, нажав на ее номер в строке.
Чтобы сформировать выдачу, соответствующую определенным требованиям, вы можете воспользоваться строкой поиска по номеру претензии или заявки, а также применить фильтры:
1. По виду претензии
2. По статусу претензии
3. По периоду создания претензии
Статусы претензий
Текущее состояние каждой претензии отражено в графе «Статус» в строке претензии, а также дублируется в карточке претензии, содержащей детализированную информацию. Карточку можно открыть нажатием на строку претензии.
У претензии могут быть следующие статусы:
1. «Черновик» – при создании претензии можно указать основную информацию, но не прикреплять необходимые документы сразу, а сделать это позже. Пока вы не прикрепите все документы, претензия не отправится на рассмотрение и будет иметь статус «Черновик»:
В карточке претензии отображается информация о самой претензии и о заявке-основании.
Продолжить формирование претензии можно с помощью кнопки «Редактировать» (п. 1). Механизм редактирования аналогичен механизму создания претензии.
С помощью соответствующей кнопки черновик можно удалить (п. 2).
2. «На рассмотрении» – после создания претензия направляется на рассмотрение контрагенту, который принимает решение о возмещении ущерба.
В карточке претензии, кроме общей информации, содержится список прикрепленных документов (п. 1), а также блок с историей изменений, отображающий жизненный цикл претензии (п. 2).
3. «На доработке» – статус устанавливается, если при рассмотрении претензии у контрагента возникли замечания по оформлению, которые необходимо устранить и снова направить претензию на рассмотрение.
В карточке претензии в блоке с документами находится файл с запросом на доработку, в котором указано, какие изменения необходимо внести (п. 1).
С помощью кнопки «Редактировать» (п. 2) можно перейти к форме созданной претензии для устранения замечаний. Редактирование возможно только по претензиям в статусе «На доработке» или «Черновик».
4. «Отклонена» – контрагент может отклонить претензию, указав причину отклонения.
В карточке претензии в блоке со статусом отображается информация от менеджера, касающаяся отклонения (п. 1), а в блоке с документами находится файл с ответом по претензии (п. 2).
5. «Согласована» – статус устанавливается, если контрагент согласовал возмещение ущерба по претензии.
Может быть принято решение о возмещении всей суммы претензии или ее части. Сумма, согласованная к выплате, указывается в статусе претензии.
В карточке претензии в блоке с документами находится файл с решением по претензии для ознакомления.
Сумма по претензии будет учтена во взаиморасчетах.
6. «Удовлетворена» – статус устанавливается, если средства, согласованные к выплате, были переведены на ваш расчетный счет или если были произведены взаиморасчеты с учетом претензии.
Видеоинструкция
Иногда лучше 1 раз увидеть, чем 2 раза перечитывать.
Остались вопросы?
- Посмотри раздел Вопросы и ответы
- Позвони 8(800)707-007-1
- Напиши вопрос на info@traffic.online
- Сообщи о проблеме на support@traffic.online